採択通知を受けた後、発注前に確認すること｜交付決定・証憑・期限の基本

まず確認したいのは「採択」と「交付決定」の違い

中小企業新事業進出補助金では、採択後に交付申請を行い、経費の適格性に関する精査を経て交付決定を受けます。採択金額は、そのまま補助金額を意味するものではありません。

発注前には、採択通知ではなく交付決定通知書を受領しているかを確認しましょう。交付決定額、補助対象となる経費、交付条件は、交付決定通知書および交付申請の審査結果に基づいて確認することが重要です。

発注日・契約日が交付決定後になっているか

中小企業新事業進出補助金では、交付決定前の事前着手は禁止されています。交付決定後から補助事業実施期間内に契約（発注）、検収、支払を行った経費が補助対象とされます。

見積取得や仕様の調整と、実際の発注・契約を混同しないように注意が必要です。発注書、注文請書、契約書、電子契約の締結日時を確認し、発注・契約の時点を説明できるように管理しましょう。

発注内容が交付決定内容と一致しているか

発注予定の品目、仕様、数量、用途、事業実施場所、発注先、金額について、交付決定された内容と整合しているかを確認します。申請時の計画と異なる内容を先に発注した場合、実績報告時に補助対象外と判断されるおそれがあります。

採択後も交付申請の審査および実績報告の審査で対象外となる場合が案内されています。変更の可否が不明な場合は、発注前に事務局へ確認することが安全です。

取引と支払の流れを示す証憑を揃える

交付申請では、経費明細表や見積依頼書などの所定様式が案内されています。発注後は、発注書、契約書、請求書、納品書、検収記録、銀行振込受取書などにより、取引から支払までの流れを説明できるように保管します。

代理店を介在させる場合も、補助事業者から発注先までの取引・支払の流れが分かる証憑が必要です。発注後に不足資料へ気付かないよう、発注前から必要書類を整理しておきましょう。

納入・検収・支払まで完了できる日程か確認する

補助事業の完了は、設備の導入や工事の完成だけを指すものではありません。中小企業新事業進出補助金では、契約（発注）、納入、検収、支払などを全て完了する必要があります。

発注前に、納期や検収の予定、支払予定日を時系列で整理し、補助事業実施期間内に一連の手続きが完了するかを確認しましょう。個別の完了期限日は交付決定通知書で確認します。

交付申請の手続きと申請主体の情報も確認する

中小企業新事業進出補助金では、交付申請に向けた説明会への参加が必須です。説明会に参加しない場合は、説明会最終開催日をもって採択が無効となります。また、交付申請期限を過ぎた場合も採択取消しとなります。

社名、代表者、所在地、担当者などに変更がある場合は、速やかに事務局へ届け出る必要があります。発注や契約の名義が、申請・交付決定の主体と一致していることも確認しましょう。

よくある質問

採択通知を受けたら、すぐに発注できますか？

中小企業新事業進出補助金では、採択後に交付申請と審査を経て交付決定を受けます。交付決定前の事前着手は禁止されているため、採択通知のみをもって発注を進めることはできません。

補助事業の完了とは、納品が終わった時点ですか？

中小企業新事業進出補助金では、契約（発注）、納入、検収、支払などを全て完了する必要があります。納品のみで完了とはなりません。

制度が異なる場合も、同じ確認が必要ですか？

補助上限額、補助率、対象者、対象経費、相見積要件、加点措置、申請締切などは、制度および公募回によって異なります。対象制度の公募要領や交付規程、交付決定内容を確認してください。

まとめ

採択通知を受けた後の発注では、交付決定を受けていること、発注・契約日が交付決定日以後であること、発注内容が交付決定内容と整合していることを確認する必要があります。あわせて、取引の証憑を保管し、発注から納入・検収・支払までを補助事業実施期間内に完了できるか確認しましょう。

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